Comment nettoyer efficacement vos bases emails ?

Disposer de bases emails à jour, sans doublon ni adresse invalide, est la clé pour optimiser vos campagnes emailing et éviter les éventuels problèmes de délivrabilité.

Lorsque vous avez constitué vous-même votre fichier, à partir de formulaires d’opt-in par exemple, il se peut que les internautes aient commis des fautes de frappe ou renseigné une adresse jetable.

Voici les étapes incontournables pour assainir vos bases de contacts pour ne garder que les adresses valables.

Supprimer les doublons de la base

Commencez par effectuer un premier tri en supprimant les doublons présents dans votre liste de contacts d’emailing.

Si vous avez un fichier Excel, utiliser l’option de « Nettoyage des doublons » nativement présente dans le logiciel. Vous supprimerez en quelques clics les adresses emails présentes plusieurs fois dans vos listes.

Pensez aussi à combiner cette vérification avec l’application préalable des lettres minuscules sur l’ensemble de votre fichier pour que les doublons soient effectivement détectés. Pensez, aussi, à supprimer les éventuels espaces superflus saisis à la fin de l’adresse email.

La déduplication peut également se baser sur différentes combinaisons clés : email+nom+prénom, email+société, etc. Certains outils proposent cette fonctionnalité avancée de déduplication intelligente.

Supprimer les adresses invalides

Concernant les erreurs dans l’adresse, il est fastidieux mais pas impossible de les corriger manuellement. Mais la tâche reste compliquée car une extension mal orthographiée reste difficilement repérable.

Il reste préférable de vous tourner vers les outils de vérification du marché ou encore d’utiliser une plateforme d’envoi d’emails qui dispose de cette fonctionnalité.

Ces outils vous serviront également à identifier les adresses jetables et à les supprimer pour ne pas pénaliser vos statistiques d’envoi (en causant des hard bounces).

Vérifier en masse les adresses emails

Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez utiliser des outils de vérification d’emails tels que Mailnjoy, Captain Verify, Klemail ou encore ZeroBounce.

Pour réaliser la vérification, vous n’avez qu’à télécharger votre fichier Excel avec toute votre base de contacts.

L’outil sélectionné pourra détecter automatiquement :

• les adresses mails incorrectes
• les adresses mails mal saisies ou mal orthographiées
• les domaines incorrects
• les noms d’utilisateur incorrects
• les doublons, etc.

Vous pouvez ainsi vérifier des emails en masse, par milliers, ce qui vous fait gagner un temps considérable.

Enrichir et mettre à jour les données

Une fois la base nettoyée, complétez au maximum les informations manquantes comme les prénoms, noms, fonctions, sociétés et procédez à la mise à jour des données devenues obsolètes (changements d’entreprise, etc.).

Cette opération nécessite que vous fassiez des recherches ou contactiez directement chaque prospect par téléphone pour qualifier au maximum vos fichiers de prospection.

Certaines agences sont spécialisées dans la téléprospection et l’acquisition de leads qualifiés.

Supprimer les emails en opt-out

Retirez définitivement de votre base tous les emails de contacts qui se sont préalablement désabonnés ou ont expressément fait opposition au démarchage commercial. Respectez scrupuleusement les règles légales encadrant la gestion des opt-out.

La plupart des plateformes d’envoi d’emailings gèrent automatiquement cette fonctionnalité en retirant de vos listes ou en désactivant les contacts qui ont demandé à être désinscrits. Attention, lorsqu’un destinataire se désinscrit d’une liste de diffusion, il n’est pas nécessairement retiré de vos autres listes. À vous de voir si vous souhaitez le conserver dans votre base.

Segmenter les destinataires par profils

Maintenant que votre base est parfaitement actualisée, vous allez pouvoir la trier en utilisant une segmentation qui vous paraît pertinente :

• contacts actifs / inactifs
• ayant déjà ouvert vos emails
• ayant cliqué dans un emailing
• faisant partie de tel secteur d’activité
• par zone géographique…

Cette segmentation vous permettra de cibler au mieux vos futures campagnes emailing.

Planifier une maintenance régulière de vos bases emails

Pour conserver une base email saine dans la durée, prévoyez des sessions régulières de nettoyage, déduplication et enrichissement afin de compenser les inévitables désactivations et changements d’adresses qui surviennent au fil du temps.

En suivant rigoureusement ces bonnes pratiques de gestion des données, vous optimiserez la délivrabilité et les performances de vos campagnes d’emailings marketing. Une base email de qualité irréprochable reste la clé d’une relation pérenne avec vos prospects et clients !